La inteligencia artificial se ha colado en el trabajo diario antes de que muchas empresas hayan definido reglas internas. El resultado: empleados que usan herramientas como ChatGPT o Copilot por su cuenta, datos sensibles que pueden acabar en plataformas externas y organizaciones expuestas a riesgos legales, laborales y reputacionales.
El AI Act acelera la urgencia de formar equipos
La inteligencia artificial ya no es una promesa de futuro en las empresas. Es una herramienta de presente. El problema es que, en muchos casos, ha entrado por la puerta de atrás.
Según la información publicada por El País, cerca de siete de cada diez trabajadores utilizan herramientas de IA en su rutina diaria, y al menos el 61% reconoce hacerlo sin conocimiento ni consentimiento de su empresa. La noticia advierte, además, de que estas conductas pueden derivar en sanciones laborales e incluso en despido cuando implican información confidencial, documentos internos sensibles o datos de clientes.
Una persona copia un contrato con datos de clientes en ChatGPT para resumirlo. Otra usa una cuenta personal para redactar informes internos. Un tercero recurre a herramientas generativas para avanzar más rápido, sin informar a su empresa ni saber qué ocurre con la información que introduce. Este fenómeno, conocido como shadow AI, empieza a generar una nueva zona de riesgo en las organizaciones: el uso de inteligencia artificial sin autorización, sin control y sin formación suficiente.
Usar la IA con criterio
La Inteligencia Artificial permite resumir documentos, preparar informes, redactar correos, analizar textos o acelerar tareas que antes consumían horas. Para muchos empleados, utilizarla parece una forma de ser más productivos.
Pero lo que se percibe como eficiencia puede convertirse en un riesgo si se introducen datos privados, información estratégica, contratos, expedientes, historiales, documentación de clientes o contenidos protegidos por propiedad intelectual.
El punto crítico no es si una persona usa ChatGPT, Copilot, Gemini o cualquier otra herramienta. La pregunta importante es otra: ¿sabe esa persona qué puede introducir, qué no, para qué usos está autorizada la IA y qué responsabilidad asume la empresa si algo sale mal? En la mayoría de los casos, la respuesta todavía no está clara.
El AI Act convierte la alfabetización en IA en una obligación estratégica
El Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial, conocido como AI Act, no solo afecta a proveedores tecnológicos o grandes compañías. También impacta en las organizaciones que utilizan sistemas de IA en su actividad.
Uno de sus puntos más relevantes es el artículo 4, dedicado a la alfabetización en inteligencia artificial. Este establece que proveedores y responsables del despliegue de sistemas de IA deben adoptar medidas para garantizar un nivel suficiente de conocimiento en IA entre su personal y otras personas que usen estos sistemas en su nombre. Es decir: formar en IA ya no es solo una ventaja competitiva. Empieza a ser una exigencia de cumplimiento, gestión del riesgo y responsabilidad corporativa.
Además, el AI Act se aplica de forma progresiva, con un calendario que comenzó a desplegar obligaciones desde 2025 y que continuará hasta su plena aplicación prevista en 2027.
Prohibir el uso de la IA no resuelve el problema
Ante este escenario, muchas organizaciones pueden caer en una reacción defensiva: prohibir el uso de IA.
Una solución rara vez funciona. Si una herramienta ayuda a trabajar mejor, muchos empleados buscarán la forma de utilizarla, incluso fuera de los canales corporativos. Y ahí el riesgo aumenta: cuentas personales, herramientas no autorizadas, ausencia de trazabilidad y falta de control sobre los datos.
La prohibición total puede dar una falsa sensación de seguridad. La gobernanza real exige algo más complejo y necesario: políticas internas, formación, herramientas corporativas seguras, criterios de uso, protocolos de supervisión y una cultura clara sobre qué se puede hacer con IA y qué no.
La empresa responde aunque el empleado haya usado la IA por su cuenta
Uno de los puntos más importantes es que la responsabilidad externa suele recaer sobre la organización. Aunque un empleado haya usado una herramienta sin permiso, la empresa puede verse afectada si se vulneran obligaciones de confidencialidad, seguridad, protección de datos o compromisos con clientes y proveedores.
Por eso, no basta con confiar en el sentido común individual. La empresa debe definir reglas, informar a la plantilla y acreditar que ha puesto medios razonables para evitar usos indebidos.
Reduce riesgos con formación en IA
Hasta ahora, muchas compañías han tratado la formación en IA como una iniciativa de innovación. Ahora el contexto ha cambiado y formar a los empleados en inteligencia artificial permite reducir riesgos en varias áreas:
| Área formativa | Descripción |
|---|---|
| Protección de datos | Los empleados deben saber qué información no pueden introducir en herramientas de IA: datos personales, contratos, expedientes, documentación de clientes, información interna o cualquier contenido sensible. |
| Confidencialidad y secreto empresarial | La formación ayuda a evitar que se compartan estrategias, informes, propuestas comerciales, know-how o documentos internos en plataformas no autorizadas. |
| Propiedad intelectual | Los equipos deben entender los riesgos relacionados con la autoría, el uso de contenidos generados por IA, la reutilización de materiales protegidos y la posible similitud con obras preexistentes. |
| Responsabilidad profesional | La IA puede generar respuestas convincentes pero incorrectas. Por eso, la formación debe reforzar la revisión humana, especialmente en áreas como legal, finanzas, salud, educación, comunicación o recursos humanos. |
| Reputación corporativa | Un mal uso de la IA puede derivar en errores públicos, contenidos inadecuados, fugas de información o crisis de confianza. La alfabetización en IA reduce el riesgo de decisiones improvisadas. |
Qué debería hacer una empresa desde ya
La urgencia no está en convertirse de la noche a la mañana en una organización experta en inteligencia artificial. La urgencia está en dejar de usarla a ciegas. Para ello, las empresas necesitan avanzar en una estrategia que combine identificación de usos reales, gobernanza, formación, compliance, seguridad de la información y supervisión humana. No se trata solo de decidir qué herramientas se pueden usar, sino de entender dónde se está utilizando ya la IA, con qué datos, por parte de qué equipos, bajo qué criterios y con qué nivel de riesgo.
En este contexto, la formación en alfabetización en IA debe ocupar un lugar central. Los empleados necesitan comprender cómo funcionan estas herramientas, qué límites tienen, qué información no deben compartir, cómo validar sus resultados y cuándo deben escalar una decisión. A partir de ahí, la organización puede definir políticas internas, habilitar soluciones corporativas seguras, establecer criterios de cumplimiento normativo y crear mecanismos de control proporcionados. La IA puede mejorar la productividad, pero solo si se integra dentro de un marco claro de responsabilidad.
El AI Act refuerza una idea que las organizaciones deberían asumir cuanto antes: no basta con comprar herramientas de inteligencia artificial, hay que formar a las personas que las usan.
Porque el verdadero peligro no es que un empleado utilice IA. El peligro es que la utilice sin saber qué está haciendo, con datos que no debería compartir y dentro de una empresa que todavía no ha definido ninguna regla.
